Política de tratamiento de datos

En el Colegio Gimnasio Campestre San Sebastián cuidamos la información de nuestras familias, estudiantes y colaboradores. Esta política explica cómo recolectamos, usamos y protegemos sus datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: Gimnasio Campestre San Sebastián
• NIT: 63.348.009-1
• Representante legal: Judit Mireya Ferreira Fonseca
• Domicilio y dirección: Carrera 53 No. 73-83, barrio Lagos del Cacique, Bucaramanga, Santander, Colombia.
• Correo electrónico: [email protected]
• Teléfonos: 631 5046 · 691 3988

2. Marco legal

Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen.

3. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud o los biométricos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento; en este caso, el Colegio.
• Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.

4. Principios

El Colegio aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. Datos que tratamos y finalidades

El Colegio trata datos personales de estudiantes, padres de familia y acudientes, aspirantes y sus familias, egresados, colaboradores, candidatos a empleo, proveedores y visitantes del sitio web, para las siguientes finalidades:

• Adelantar el proceso de admisión, inscripción y matrícula, y contactar a las familias interesadas en el Colegio.
• Prestar el servicio educativo y gestionar los procesos académicos, de convivencia, bienestar y orientación escolar.
• Gestionar la facturación, los cobros de matrícula, pensiones y servicios complementarios.
• Comunicar información institucional, académica, de eventos y de seguridad a la comunidad educativa.
• Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos recibidos por cualquier canal, incluido el asistente virtual del sitio web.
• Cumplir obligaciones legales ante el Ministerio de Educación, la Secretaría de Educación y demás autoridades.
• Gestionar las relaciones laborales, contractuales y con proveedores.
• Realizar encuestas de satisfacción y mejorar nuestros servicios dentro del sistema de gestión de calidad.

6. Datos de niñas, niños y adolescentes

El tratamiento de datos de menores de edad se realiza respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y únicamente con la autorización de su representante legal. Los canales del sitio web, incluido el asistente virtual, solo solicitan datos de contacto del padre, madre o acudiente, y nunca datos de los estudiantes.

7. Datos sensibles

El Colegio solo trata datos sensibles, como la información de salud de los estudiantes, cuando son necesarios para su cuidado y bienestar y con autorización expresa. Responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo, y ninguna actividad está condicionada a que el titular los suministre.

8. Asistente virtual y sitio web

El sitio web cuenta con un asistente virtual con inteligencia artificial que responde preguntas sobre el Colegio por texto y por voz. Para funcionar, el texto de las preguntas se procesa con el servicio de Anthropic, y el audio de las preguntas por voz se convierte en texto con el servicio de voz de Microsoft Azure. El Colegio no almacena grabaciones de voz. Si la familia decide dejar sus datos de contacto en el asistente o en el formulario de contacto, estos se guardan en una base de datos del Colegio y se usan exclusivamente para contactarle sobre el proceso de admisión o atender su solicitud.

9. Transmisión y transferencia de datos

Para prestar sus servicios, el Colegio se apoya en proveedores tecnológicos (plataformas académicas y de pagos, alojamiento del sitio web, correo, almacenamiento en la nube e inteligencia artificial), algunos con servidores fuera de Colombia. Estos proveedores actúan como encargados del tratamiento, bajo condiciones de seguridad y confidencialidad. El Colegio no vende ni cede datos personales a terceros para fines comerciales.

10. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Colegio.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

11. Área responsable de atender consultas y reclamos

La Secretaría General del Colegio atiende las peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales en el correo [email protected], en los teléfonos 631 5046 · 691 3988 o en la sede del Colegio, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.

12. Procedimiento para consultas y reclamos

Consultas: el titular o su representante puede consultar sus datos personales. La consulta se responderá en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos: si el titular considera que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o advierte un incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo indicando su identificación, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se le pedirá subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin que lo haga, se entenderá que desistió. El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles; si no es posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

13. Seguridad de la información

El Colegio adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

14. Vigencia

Esta política rige a partir del 3 de octubre de 2026. Las bases de datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables. Cualquier cambio sustancial a esta política se comunicará oportunamente a través de este sitio web.